Persondatapolitik

1. Indledning

Denne persondatapolitik har til formål at informere dig om, hvordan Norlys a.m.b.a. (herefter Norlys) behandler dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har i relation til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine personoplysninger.

Databeskyttelse er vigtig for Norlys, og vi har derfor truffet en række foranstaltninger med henblik på at sikre, at vi overholder regler om beskyttelse af personoplysninger. Det sker i fuld overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder databeskyttelsesforordningen og den danske databeskyttelseslov.

2. Dataansvarlig

Norlys a.m.b.a. er dataansvarlig for opbevaring og behandlingen af de personoplysninger, som vi indsamler om dig. Vi registrerer og opbevarer kun personoplysninger, som er nødvendige for, at vi kan drive vores forretning. Herudover opbevarer vi de personoplysninger, som du aktivt har givet samtykke til, at vi må indsamle, opbevare og anvende.

Kontaktoplysninger

Norlys a.m.b.a.
Tietgensvej 4
8600 Silkeborg
CVR-nr. 26382645
E-mail: dpo@norlys.dk
Telefon: 70 11 50 10

3. Hvilke oplysninger indsamles og hvorfor?

I relation til vores administration og funktionaliteten af vores services indsamler vi personoplysninger om dig. Generelt indsamler vi personoplysningerne, når du kontakter os (f.eks. via telefon eller e-mail). Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig i forbindelse med din indtræden i repræsentantskabet, bestyrelse eller ved ansøgning om midler fra Norlys Vækstpulje.

Nedenfor kan du læse om nogle af de øvrige indsamlinger af oplysninger, vi foretager.

Repræsentantskabsmedlemmer i Norlys a.m.b.a.

Norlys behandler personoplysninger om repræsentantskabsmedlemmer i henhold til gældende lovgivning om persondatabeskyttelse. Udtrykket ’behandling af oplysninger’ omfatter blandt andet indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, brug og videregivelse af personlige oplysninger om dig.

Personoplysningerne Norlys behandler er navn, adresse, e-mail, telefonnummer, CPR-nr., kontooplysninger, skatteoplysninger, installationsnummer, valgområde samt portrætbillede.  
Oplysningerne er nødvendige, for at vi kan kontakte medlemmerne, udbetale tilgodehavender og have oplysninger om repræsentantskabet på hjemmesiden.

Personoplysningerne slettes, når et medlem fratræder repræsentantskabet. Oplysninger på Norlys’ hjemmeside samt på Repræsentantskabsnettet, slettes ligeledes i forbindelse med udtrædelse af repræsentantskabet. Oplysninger der anvendes til afregning af mødediæter, kørselsgodtgørelse mv. opbevares i 5 år fra udtrædelsesdatoen i repræsentantskabet jf. bogføringsloven.

Bestyrelsesmedlemmer i Norlys a.m.b.a. og divisionsbestyrelser i Norlys-koncernen

Norlys behandler personoplysninger om bestyrelsesmedlemmerne i Norlys a.m.b.a. i henhold til gældende lovgivning om persondatabeskyttelse. Udtrykket ’behandling af oplysninger’ omfatter blandt andet indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, brug og videregivelse af personlige oplysninger om dig.

Personoplysningerne Norlys behandler er navn, adresse, e-mail, telefonnummer, CPR-nr., kontooplysninger, skatteoplysninger samt portrætbillede. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan kontakte medlemmerne, udbetale tilgodehavender og have oplysninger om bestyrelsen på hjemmesiden.

Personoplysningerne slettes, når et medlem fratræder bestyrelsen. Oplysninger på Norlys’ hjemmeside samt på bestyrelsesportalen Admincontrol, slettes ligeledes i forbindelse med udtrædelse af bestyrelsen. Oplysninger der anvendes til afregning af mødediæter, kørselsgodtgørelse mv. opbevares i 5 år fra udtrædelsesdatoen i bestyrelsen jf. bogføringsloven.

Norlys Vækstpulje

Norlys Vækstpulje støtter innovative tiltag og aktiviteter, der bidrager til fællesskab og en grøn og digital samfundsudvikling. Vækstpuljen uddeler et beløb hvert år – primært til gode initiativer, der gør en forskel for vores 709.000 andelshavere og lokalområderne i det nord-, midt-, syd- og sønderjyske.

Når du søger om støtte fra Norlys Vækstpulje indsamler vi personoplysninger om dig/jer. Personoplysningerne vi indsamler i forbindelse med ansøgningen, er navn, adresse, e-mail, telefonnummer og bankoplysninger til brug for udbetaling af vækstpuljemidler, såfremt du/I udvælges.

Støtte fra vækstpuljemidler sker ud fra en konkret vurdering af om dit projekt har potentiale til at gøre en forskel for dele af befolkningen eller samfundet som helhed. Støtten sker ikke på baggrund af profilering.

Hvis du modtager støtte fra Vækstpuljen opbevares dine personoplysninger samt kommunikation med os i 5 år efter støtten er tildelt jf. bogføringsloven. Hvis du får afslag fra Vækstpuljen slettes bankoplysninger senest 30 dage efter afslaget er givet og øvrige oplysninger opbevares i 3 år herefter.

4. Formålet med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de formål, oplysningerne er indsamlet til. Norlys behandler oplysningerne til følgende formål:

  • Administration af din deltagelse i bestyrelsen i Norlys a.m.b.a., herunder kontaktliste, materiale til repræsentantskabsmøder, udsendelse af nyhedsbreve, afregning af diæter samt kørselsgodtgørelse, dokumentation for fremmøde, godkendelse af referater og årsrapporter, oplysning til forsikringer og registrering af om du modtager Fiberbredbånd fra Norlys.

  • Administration af din deltagelse i repræsentantskabet i Norlys a.m.b.a., herunder kontaktliste, materiale til repræsentantskabsmøder, udsendelse af nyhedsbreve, afregning af diæter samt kørselsgodtgørelse, dokumentation for fremmøde og registrering af om du modtager Fiberbredbånd fra Norlys.

  • Administration af Norlys Vækstpulje og udbetaling af støtte herfra

  • Kommunikation i forbindelse med din deltagelse i en eller flere af ovenstående

  • Revision samt analyser til at forebygge tab og bekæmpe svindel

5. Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger

Databeskyttelse er en integreret del af vores virksomhed, og vi har ansvaret for at beskytte dine personoplysninger, når du kommunikerer med os. Vores behandling af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for databeskyttelse.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er baseret på:

  • Norlys’ berettigede interesse i at kunne vurdere din ansøgning om støtte fra Norlys Vækstpulje samt give dig besked om evt. tildeling af støtte jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

  • Norlys’ berettigede interesse i, at administrere Repræsentantskab samt bestyrelser jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

  • Overholdelse af en retlig forpligtelse, herunder bl.a. indberetning af oplysninger til SKAT jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (særligt for repræsentantskabs- og bestyrelsesmedlemmer).

  • Samtykke til brug af dit portrætbillede på Norlys’ hjemmeside (særligt for repræsentantskabs- og bestyrelsesmedlemmer).

6. Modtagere af dine personoplysninger

Norlys udveksler i nogle tilfælde dine personoplysninger med tredjeparter, såsom koncerninterne selskaber (se selskabsliste her: link: https://norlys.dk/om-norlys/organisationen/selskaber), samarbejdspartnere eller tredjepartsleverandører. Hvis sådanne parter behandler dine personoplysninger på vegne af Norlys og i overensstemmelse med Norlys’ instruks, vil disse tredjeparter ikke være berettiget til at behandle dine personoplysninger til egne formål, medmindre lovgivning og/eller kompetente myndigheder måtte kræve dette. Norlys indgår lovpligtige databehandleraftaler med samtlige tredjeparter, der behandler data på vegne af Norlys.

Inden for Norlys’ organisation har udelukkende relevante medarbejdere i Koncernsekretariatet, HR-afdelingen, IT og Økonomi adgang til dine personoplysninger. Kun medarbejdere med behov for dine personoplysninger i forbindelse med de ovenfor anførte formål, eller hvor det er et lovkrav, har indsigt i dine personoplysninger.

Vores websites kan også indeholde links til tredjepart-websites, og nogle af vores digitale tjenester kan give dig direkte adgang til tredjepartstjenester – typisk sociale medier som f.eks. Facebook og LinkedIn. Når disse tjenester benytter personoplysninger, der er indsamlet hos dem f.eks. til at forbedre selskabets reklamesystem, kan tjenesterne og Norlys anses for at være fælles dataansvarlige. Vi henviser i den forbindelse til den pågældende tjenestes datapolitik. I andre henseender har vi ingen kontrol over, hvordan tredjepartswebsites og -tjenester behandler dine personoplysninger og er ikke ansvarlige for, hvordan de behandler persondata.

7. Overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland (uden for EU/EØS)

Norlys a.m.b.a. overfører ikke personoplysninger til tredjelande.

8. Dine rettigheder

Som registreret har du mulighed for at udøve følgende rettigheder:

  • Ret til indsigt

    Du har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, som Norlys behandler om dig. Norlys skal udlevere en kopi af de personoplysninger, som behandles (i udgangspunktet gratis) – i elektronisk form, hvis anmodningen er indgivet i en almindeligt anvendt elektronisk form.

  • Ret til berigtigelse

    Du har ret til berigtigelse af urigtige personoplysninger om dig selv, herunder få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.

  • Ret til sletning ("retten til at blive glemt")

    Under visse omstændigheder har du ret til at få personoplysninger om dig selv slettet.

  • Ret til begrænsning

    Under visse omstændigheder har du ret til at få begrænset Norlys’ behandling af dine personoplysninger.

  • Ret til dataportabilitet

    Når den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger er baseret på samtykke eller en opfyldelse af en aftale, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet i forhold til oplysninger, som du selv har givet til den dataansvarlige. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som den dataansvarlige behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, hvis det er teknisk muligt. Det skal dog bemærkes, at den nævnte rettighed ikke finder anvendelse på behandling, der er nødvendig for at udføre en opgave i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

  • Ret til indsigelse

    Under visse omstændigheder har du ret til på ethvert tidspunkt at gøre indsigelse imod Norlys’ behandling af dine personoplysninger.

Vi behandler og svarer på henvendelser så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at kundens henvendelse er modtaget, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at der ikke kan svares inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt. Du kan læse mere om dine rettigheder som registreret i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage på ethvert tidspunkt. Bemærk i den forbindelse, at dette ikke berører Norlys behandling af dine personoplysninger, som fandt sted forud for tilbagetrækningen af dit samtykke.

Tilbagekaldelse af samtykke kan ske ved fremsendelse af e-mail til koncernsekretariat@norlys.dk.

Automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

I udgangspunktet har du ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig f.eks. automatiske kreditværdighedsvurderinger. Denne rettighed finder dog ikke anvendelse, hvis bl.a. den automatiske afgørelse og profilering er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt mellem dig og Norlys.

9. Indgivelse af klage

Hvis du ønsker at indgive en klage angående Norlys behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på dpo@norlys.dk eller nedenstående oplysninger.

Norlys a.m.b.a.

Tietgensvej 4

8600 Silkeborg

Telefon: 70 11 50 10

E-mail: dpo@norlys.dk 

Hjemmeside: www.norlys.dk

 

Hvis din klage ikke bliver behandlet tilfredsstillende af Norlys, kan du vælge at indgive en klage til Datatilsynet:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5.

1300 København K

 

Telefon: 3319 3200

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

 

10. Ændringer til denne persondatapolitik

Denne persondatapolitik vil blive opdateret og ændret med jævne mellemrum, samt når det er nødvendigt som følge af ændringer i gældende regler. Denne persondatapolitik vil altid indeholde information om ikrafttrædelsesdatoen for seneste version. Hvis ændringerne til denne persondatapolitik er indholdsmæssige eller betydelige, vil du udtrykkeligt blive informeret om det, f.eks. på Norlys hjemmeside eller via e-mail.

Ikrafttrædelsesdato for den seneste opdatering af denne persondatapolitik: 31. august 2020